Die Teilnehmer*innen am zweiten Workshop: Dalilah Pichler (KDZ), Markus Hödl (Bruck an der Mur, Stmk.), Klaus Wirth (KDZ), Oskar Januschke (Lienz, Tir.), Karl Aufner (Mattersburg, Bgld.), Petra Holl (Oberalm, Sbg.), Martin Duelli (Feldkrich, Vlbg.), Thomas Prorok (KDZ), Mario Abl (Trofaiach, Stmk.), Johannes Kreinecker (Eferding, OÖ).
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Netzwerk Resiliente Gemeinden - Nachhaltige Strategien zur Stärkung der kommunalen Resilienz.

Im September 2022 hat sich das KDZKompetenznetzwerk „Resiliente Gemeinden“ zum zweiten Mal getroffen, um nachhaltige Strategien zur Stärkung der kommunalen Resilienz zu diskutieren und zu entwickeln. Im Zuge der zweitägigen Veranstaltung haben sich Praktiker*innen aus Politik und Verwaltung Handlungsfeldern „innerhalb der Organisationsgrenze“ gewidmet. Das Ergebnis ist ein Katalog an Maßnahmen zu zwei Schwerpunkten: Personalmanagement und Organisationsstrukturen.

Schwerpunkt Personalmanagement

Nachhaltiges und vorausschauendes Personalmanagement ist eine wesentliche Grundlage für eine widerstandsfähige und belastbare Organisation. Kommunen stehen vor einigen weitreichenden Herausforderungen, wie etwa der Pensionierungswelle der Baby-Boomer-Generation, den veränderten Anforderungen der potenziellen neuen Arbeitnehmer*innen an den Beruf sowie einschränkende rechtliche Rahmenbedingungen. Das Netzwerk diskutierte folgende Chancen, wie Resilienz dahingehend gestärkt werden kann:

1. Als attraktive Arbeitgeberin wahrgenommen werden

Zentral ist dabei im Rahmen eines professionellen Employer Brandings die Gemeinde/Stadt gezielt positiv als „Marke“ am Arbeitsmarkt zu positionieren. Für Nachwuchskräfte sind Sinn, Werte und die spezifische Zweckbestimmung (Purpose) einer Organisation immer wichtigere Faktoren für die berufliche Entscheidung.

2. Mit einem professionellen Recruiting überzeugen

Ein zweiter Ansatzpunkt betrifft die konsequente Professionalisierung des Recruitings. Das beginnt bei kreativeren Ausschreibungen und Werbekampagnen bis hin zu den eigentlichen Abläufen. Hier überzeugen vor allem Organisationen, die schlanke, schnelle und vor allem digitale Prozesse anwenden. Im Anschluss an ein professionelles Recruiting benötigen Städte/Gemeinden ein ebenfalls professionelles Onboarding neuer Kolleg*innen.

3. Mitarbeiter*innen mit attraktiven Arbeitsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten zu halten

Zu positiven Arbeitsbedingungen zählen eine sinnstiftende Arbeit sowie moderne und auch digitalisierte bzw. hybride Arbeitsweisen. Auch eine wertschätzende Führungsarbeit, die individuelle Entwicklungsmöglichkeiten eröffnet, darf nicht unterschätzt werden. Flexible Arbeitszeitmodelle auf Teilzeitbasis („30h Teilzeit ist das neue Vollzeit.“) werden zu einer Voraussetzung.

4. Vorausschauend planen und gemeinsam handeln

Für eine resiliente Organisation ist eine vorausschauende Personalplanung unabdingbar. Ausgangspunkt hierfür sind die bestehende Altersstruktur sowie die zukünftigen Personalbedarfe als Folge von politischen Entscheidungen. Um auch bei kurzfristigen Personalbedarfen handlungsfähig sein zu können, könnten gemeinsame Personalpools (mit anderen Gemeinden) hilfreich sein, wie dies mancherorts bereits mit Springer-Systemen in Kindergärten praktiziert wird.

5. Vermehrt in die eigenen Mitarbeiter*innen investieren

Angesichts der aktuellen Arbeitsmarktsituation ist ein in der Vergangenheit oftmals erkennbares „Verbrauchsdenken“ (Wenn wir neue Beschäftigte brauchen, holen wir sie uns einfach wieder am Markt.) nicht länger tragfähig. Angesicht der Schwierigkeiten der Personalbeschaffung gewinnt die nachhaltige Personalentwicklung noch mehr an Bedeutung.

6. Führung: wird noch wichtiger, aber auch anders

Gute Führungsarbeit war schon immer ein kritischer Erfolgsfaktor erfolgreicher Organisationen. Mit Blick auf die Umsetzung neuer Arbeitsformen (New Work) und den veränderten Anforderungen der Arbeitskräfte steigt der Bedarf noch weiter. Dabei muss Führungsarbeit in Hinkunft mehr noch als in der Vergangenheit Beziehungs- und Kulturarbeit leisten. Führungskräfte müssen Vorbilder im New Work, der Digitalisierung und beim Kulturwandel sein.

Schwerpunkt Flexible Organisationsstrukturen

Personalmanagement ist das eine, das andere sind die Organisationsstrukturen, die das Arbeitsumfeld schaffen und die Stabilität und Flexibilität definieren. Es wurde daher die Frage aufgeworfen, in welchem Ausmaß das Konzept der organisatorischen Agilität der Verwaltungspraxis helfen kann, resilient angesichts akuter Krisen und langfristigem Wandel zu sein.

Übereinstimmung herrschte dahingehend, dass ein Mehr an Agilität Transformationsprozesse fördern kann. Wichtig ist, dass Testumfelder für Pilotprojekte und Prototypen geschaffen werden. Dazu braucht es allgemein Personen in Verwaltung und Politik, die Mut haben, etwas Neues zu probieren und innovative Zugänge für Problemlösungen zu ermöglichen – und dies auch in einer „Stresssituation“. Das bedeutet auch eine gewisse Fehlerkultur zu akzeptieren und zu leben, um somit eigenständiges Lernen zuzulassen.

Es zeichnete sich außerdem ein überwiegender Konsens ab, dass vor allem in nicht stark formalisierten Prozessen bzw. im nicht-hoheitlichen Bereich (z.B. Bauhof, Freizeitbereich, Gärtnereien) agile Organisationsformen sinnvoll sein können. Dadurch wird es Mitarbeiter*innen ermöglicht, ihre Arbeit flexibler und selbstständiger einzuteilen, vermehrt Eigenverantwortung zu übernehmen und sich mit ihrer Arbeit zu identifizieren. Abseits davon können agile Instrumente und Ansätze als Teil des neuen Organisationsverständnisses gesehen werden. Dies ist vor allem im Projektmanagement zu sehen, wo zunehmend interdisziplinäre Arbeitsteams aktiv werden, die sich zum Teil aus Politik, Verwaltung und weiteren Stakeholdern zusammensetzen. Damit können unterschiedlichste Sichtweisen und Perspektiven eingebracht werden, um potentielle blinde Flecken in der Organisation oder in Prozessen aufzudecken.

WRAP-UP

Kurz gesprochen: Auch die öffentliche Verwaltung bleibt von den sich verändernden Rahmenbedingungen nicht verschont. Ein Umdenken muss bereits voll im Gang sein, wie Personal, Führung und Organisation „anders gelebt“ werden können – der Fokus muss sich von technokratischen Sichtweisen zu einem mitarbeiter*innenzentrierten Ansatz weiterentwickeln. Die Organisationstruktur liefert die entsprechenden Fundamente. Beim nächsten Netzwerktreffen wird der Blick über die eigenen Organisationsgrenzen hinaus gehen. Es werden die Themen Sozialkapital, Ehrenamt und regionale Kooperationen als stärkende Faktoren der kommunalen Resilienz auf die Agenda kommen.

Milluks Kerstin
Kerstin Milluks | Bundesministerium für Inneres (Deutschland)
Die CAF-Webinare und die Kooperation mit dem KDZ haben uns dabei sehr unterstützt, das Qualitätsnetzwerk der öffentlichen Verwaltung in Deutschland zu stärken.
Petra Holl
Amtsleiterin Petra Holl | Oberalm
Die Teilnahme an Seminaren des KDZ bedeutet für meine Mitarbeiter*innen und mich, gut vorbereitet auf die Herausforderungen der täglichen Arbeit zu sein.
Mag. Thomas Wolfsberger
Mag. Thomas Wolfsberger | Finanzdirektor der Stadt St. Pölten
Das KDZ und die Stadt St. Pölten arbeiten seit vielen Jahren bei Projekten erfolgreich zusammen. Wir setzen bei vielen Fachfragen auf die Expertise des KDZ.

Leistungen

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